Именно по этому, в методе GTD сбор и конспектирование информации стоит на первом месте. Именно по этому, свой волшебный блокнот со своим интеллектуальным потенциалом необходимо держать при себе, везде и всегда.

2. Расклад заданных дел

По поставленной задаче задаем вопросы:

1. Насколько важна эта задача?
2. Сколько времени займет выполнение этой задачи?
3. Должны ли вы выполнить ее в определенный срок или можно сделать когда угодно?

Кроме этого, метод GTD предусматривает в пункте №2 определение четких шагов для выполнения конкретного дела. Например, в вашем списке пометка: создать бизнес-план для нового проекта. Тогда, чтобы закончить это дело, вы должны разбить его на более мелкие, связанные между собой подзадачи.

Если задача состоит в том, чтобы создать бизнес-план, тогда, это дело часто представляет собой большой объем работы. И каждый раз, когда вы смотрите на эту пометку в своем списке, вам хочется отложить это снова и снова. Проблема в том, что ваш мозг воспринимает эту задачу без конкретики. По этой причине нужно разделить эту задачу на несколько, более мелких:

1. Найти примеры бизнес-плана в интернете.
2. Посмотреть на содержание, ознакомится и понять суть.
3. Создать похожий образец для своего проекта.
4. Сделать наброски.
5. Что-то менять, улучшать и т. д.

Почему так легче? Потому что, наш мозг любит планировать и делить большие задачи на более мелкие. Причем, это происходит постоянно. Допустим, вы хотите сходить в ресторан. Ваш мозг начинает поэтапно думать (планировать):

• Какую кухню вы хотите;
• Каких знакомых позвать;
• В какое время лучше идти;
• Какая погода будет и что лучше одеть...

Таким образом, мозг разделяет эту задачу на подзадачи и без особой нагрузки, поэтапно все решает. А в более сложных и менее приятных делах, мозгу необходима ваша помощь.

3. Систематизирование дел

Третий пункт метода GTD заключается в том, чтобы систематизировать дела:

• По степени важности;
• Срочности;
• И по количеству предпринимаемых шагов.

Для этого необходимо создать несколько категорий и подкатегорий, после чего, распределить дела по ним.

Пример 1. Через месяц у вас встреча с бывшим приятелем по работе. Вы хотите с ним встретиться, но вы не знаете, что может случится в течении этого периода времени, где вы будите и т. д. Эту задачу смело можно добавлять в подкатегорию №1. Поставить напоминание в гугл календарь за неделю и потом решать этот вопрос.

Пример 2. У вас возникло желание — научиться По сути, это для И это можно сделать тогда, когда будет время. Эту задачу можно добавить в подкатегорию №2, т. е. — желательно сделать.

— Вторая категория — это важные дела. Оцениваем примерное время, которое уйдет на это дело. Если оно занимает меньше 3 минут (прочитать небольшую статью, ответить на электронное письмо...), то его нужно сделать сразу, до того, как начнете куда-то его записывать.

После этого, категорию №2 разделите на подкатегории. К примеру, 1 — проект, 2 — личное; 3 — бизнес... Распределите свои затеи по категориям и если есть вопросы, которые нужно решить в определенное время, тогда рядом укажите именно это время.

4. Просмотр и обновление

В системе GTD, пункт №4 также очень важен. 1-2 раза в неделю просматривайте свой список. Это делается для того, чтобы добавить новое, удалить сделанное, либо удалить дела, утратившие свою актуальность.

Многие, используя систему GTD, игнорируют этот пункт. А это, один из важнейших этапов. Потому что, основа продуктивности — это аккуратность и осознанность. Если ваш список будет в ужасном виде, у вас не будет желания к нему возвращаться и вы забросите свое начинание.

5. Выполняйте

Выполняйте свои дела по мере их срочности, важности, вашего настроения и мотивации. Для того, чтобы внедрить метод GTD в свою жизнь, необходима практика и дисциплина.

Это того стоит, потому что, пользуясь инструментарием GTD, вы будите успевать, развиваться и чувствовать себя полноценными!

Если вы менеджер проекта и «тонете» в потоке задач, попробуйте организовать работу по системе Getting Things Done.

GTD: что это такое

GTD (Getting Things Done) - методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.

GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.

Принципы GTD, без соблюдения которых ничего не работает

Ничего не держать в голове

Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

По системе GTD многозадачность - препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.

Составить список действий

Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.

Как работает методология GTD

Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.

Собрать всю информацию по задачам

Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.

Обработать всю информацию

Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.

Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.

Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.

1. Что это за задача?
2. Какой должен быть результат?
3. Нужны ли какие-то действия?
4. Если да, то какое действие следующее?
5. Сколько времени оно займет?

Организовать результат

Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.

Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.

Отложить

Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия .

В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.

В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.

В блок Следующие действия - все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.

Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:

• убрать из списка;
• если хотите вернуться к ним позже, сохранить в раздел напоминаний;
• если это важная информация, которую надо сохранить, - в раздел справочных материалов.

Выберите действие для каждой задачи и выполняйте

Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.

Цель основного метода GTD - управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.

Какие сервисы подходят для работы по GTD

Smthngs - менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.

Онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

Путь к производительности и спокойствию с помощью GTD

Материл публикуется с незначительными сокращениями.

Getting Things Done или GTD — в буквальном переводе «доведение дел до конца». В дальнейшем материале мы для удобства в основном будем использовать американскую аббревиатуру GTD, которая часто используется в русскоязычных материалах об этой системе. – прим. ред.

Getting Things Done — это техника управления временем, которая покорила мир, будучи впервые представленной ещё в 2001 году. Она была создана Дэвидом Алленом после многолетних исследований и практики в области методов повышения производительности. GTD остаётся популярной до сегодняшнего дня по всему миру. Если вы новичок в GTD, то это руководство познакомит вас с основными принципами.

Что такое GTD?

Доведение дел до конца (GTD для краткости) — это гораздо больше, чем просто способ добиться успеха. Это основа для организации и отслеживания задач, благодаря которой вы можете выстроить их таким образом, что будете точно знать, что нужно для достижения результата.

GTD заставляет вас добавлять как контекст, так и структуру к задачам, создавая таким образом пространство для работы над ними.

«Ваш ум предназначен для того, чтобы размышлять над идеями, а не постоянно держать их в памяти» — Дэвид Аллен

Основная концепция GTD заключается в том, что ваш мозг отлично генерирует новые идеи, но с трудом удерживает их в памяти. Например, он помнит, что на следующей неделе вам нужно купить подарок на день рождения вашей мамы, но вместо того, чтобы напомнить о нём, когда вы проходите мимо своего любимого магазина, он просто посылает ощущение, что вы должны что-то купить… для кого-то…

При правильном использовании GTD — это надёжная система, которая помогает вам упорядочивать ваши смутные идеи, капризы, вдохновения и поздние ночные размышления и превращать их в действия. Идея заключается в том, что как только вы доверяете своей системе, ваш мозг перестанет пытаться отслеживать все, тем самым уменьшая стресс и освобождая ресурсы для более продуктивных вещей. Звучит потрясающе, не так ли?

Как работает GTD?

GTD опирается на ряд списков, которые вы используете для организации всего, что приходит вам на ум. Чтобы реализовать GTD, вам необходимо зафиксировать и обработать входящий «материал» в 5 шагов.

Фиксация : соберите то, что привлекает ваше внимание. Всё, что оказывается перед глазами и кажется важным, от писем, требующих действий, до блестящих идей, которые приходят к вам в душе. Вы можете использовать ноутбук, приложение на смартфоне или даже специальную личную электронную почту. То, что вам понравилось, что нужно запомнить для работы — запишите это. Убедитесь, что вы регулярно проверяете свои входящие записи.

Уточнение : обработайте входящий материал, установив его значение. Задайте себе вопрос, является ли это чем-то, что нужно сделать. Это очень быстрый шаг, который вам нужно делать регулярно. Ниже я продемонстрирую, как быстро обрабатывать входящие, используя простое дерево решений.

Упорядочивание: поместите входящее в соответствующую область. Отметьте его как справочную информацию, добавьте в свой календарь, в приложение управления задачами или просто переместите в корзину. Здесь вы также можете добавить «контекст». Я расскажу об этом позже, но вкратце, контексты — это способ пометить задачи в зависимости от человека, места или предмета, который вам необходим, чтобы что-то сделать. «Офис» или «дом» — это общие контексты местоположения. «Телефон» или «Электронная почта» являются обычными контекстами.

Рефлексия : давайте оценку входящих данных. Просмотрите свои списки — каждый из них — и внесите коррективы, если нужно. Делайте еженедельный обзор, дабы очистить свои списки и разум. Неспособность регулярно рефлексировать означает, что вещи накапливаются, и вся система ломается.

Взаимодействие : Просто сделайте. Этот шаг является самым простым из всех, если вы хорошо настроили свою систему! Если вы регулярно выполняете первые 4 шага, то на 100% уверены в том, что вещи в вашем списке — то, что вам нужно сделать, чтобы добиться прочного прогресса в достижении ваших целей.

Далее перечислены ваши списки: «Входящие », «Следующие действия », «Ожидающее », «Проекты » и «Когда-нибудь ». Эти списки составляют основу системы GTD. Каждая вещь, которая нуждается в вашем внимании, попадает в список «Входящие», затем переходит к другим спискам с помощью шагов уточнения и упорядочивания . Как вы обрабатываете и сортируете эти списки, определяет, на какие вещи вы действуете, а какие нет.

Фиксация – записывайте всё

Входящие — место, где собирается всё, что вы фиксируете. Это почтовый ящик вашего мозга — электронные письма, телефонные звонки, идеи, которые пришли вам в голову в ходе вашей поездки на работу, просьбы кого-то посидеть в выходные… всё. Некоторые люди используют ноутбук для записи, другие — приложения или записывающее устройство. Неважно, что вы используете или сколько из них у вас есть (у вас может быть несколько списков входящих сообщений). Важно лишь то, что у вас есть место, позволяющее зафиксировать идеи вне зависимости от того, где вы находитесь.

Когда вы впервые начинаете использовать GTD, то должны зафиксировать всё, что у вас на уме или разбросано по жизни. Запишите все, что вам нужно или что вы хотите сделать, все, что было у вас на уме в течение последних нескольких дней или недель. На GTD-языке они называются «открытыми петлями ». Открытые петли — это вещи, которые сидят в глубине вашего разума, то, что вы вспоминаете, когда не можете заснуть в четыре часа ночи, всё, что вас постоянно беспокоит. Это ваша возможность закрыть эти петли пусть они перестанут занимать место в вашей голове. Добавьте все в свой почтовый ящик.

Уточнение и упорядочивание — обработайте свой почтовый ящик

Это ключ к работе всей системы. После того, как вы зафиксируете все свои мысли, их обработка станет вашим следующим шагом. Здесь вы изучаете все, что зафиксировали, затем уточняете и упорядочиваете это. Может потребоваться некоторое время, чтобы пройти все, что вы добавили в список, после первого «мозгового свала», но как только вы закончите, далее это будет происходить гораздо проще. Чем чаще вы работаете над этим, тем меньше усилий.

Итак, как по факту обрабатывать свои входящие ? Вот полезное древо решений вам в помощь:

Новая вещь. Действие? Нет -> в корзину/список «когда-нибудь». Да -> следующий пункт. В один шаг? Нет-> в Проект. Да-> следующий пункт. Больше двух минут? Нет-> сделайте это! Да->следующий пункт. Для меня? Нет->подождите до… Да->следующий пункт. К определённой дате? Нет->добавить в следующие действия Да->В Календарь

Это гораздо проще чем кажется, обещаю!

Вы обрабатываете новый элемент в своем почтовом ящике, задавая себе ряд вопросов об этом:

Это действие?

Выполняется в один шаг?

Это займёт более 2 минут?

Должен ли я это сделать, или я могу делегировать его кому-то еще?

Нужно ли это делать в определённую дату или время?

Вот и всё. Ваш ответ определяет, к какому списку добавляется ваш элемент. Если он не добавлен в список — сделаете это немедленно, либо отложите, либо удалите.

Это действие?

Это значит нужно ли вам что-то сделать, чтобы удалить запись из списка. Если нет, то следует перенести его в одно из трёх мест: корзина, ссылки или список «когда-нибудь». Вещи, которые не требуют вашего внимания, идут в корзину.

Вещи, которые полезны или информативны, но не требуют каких-либо действий (например, рецепт, который вы хотите сохранить, или информативная статья, которая вам может понадобиться в один прекрасный день), должны быть отправлены в соответствующее место в качестве ссылки.

Наконец, если что-то может потребовать действия когда-нибудь, но не сейчас, оно добавляется в список «когда-нибудь. Это вещи, которые вы хотите запомнить, но не должны загромождать ими ваш список «следующих действий». Такие вещи, как «Изучать японский язык» или «писать книгу», можно найти здесь.

Выполняется ли более чем в один шаг?

В GTD «проект » — это все, что требует более одного действия. Когда ваш список «Входящие » содержит несколько связанных задач, создайте отдельный проект для управления ими. Добавьте название проекта в качестве элемента в список ваших проектов и выберите один элемент действия из этого списка, чтобы добавить в свой следующий список действий.

Сколько времени потребуется для завершения?

Если что-то можно сделать за 2 минуты или меньше, вы должны сделать это сразу. Идея состоит в том, что, если это занимает меньше времени, то проще сделать самому чем делегировать или откладывать на потом. Сюда подходят отправка полезного письма коллеге или отправку веселой кошки сообщением вашей маме.

Если это занимает более 2 минут, вы должны выяснить, можете ли вы сделать это сами или следует передать его кому-то другому.

Может ли кто-то еще это сделать?

Если вы можете легко делегировать вещь кому-то ещё, сделайте это. Если вы хотите создать напоминание о том, чтобы сделать это позже, то следует добавить элемент в список ожидающих …. Вещи, которые вы можете добавить в список ожиданий, включают в себя вещи, которые заблокированы по какой-либо причине — вам нужен ответ на отправленное электронное письмо, прежде чем вы сможете продолжить, или вы ожидаете доставки. Всегда отмечайте дату добавления элемента в этом списке, чтобы вы могли отследить нужное время.

Если вы не можете делегировать что-то, вам нужно добавить это либо в календарь, либо в свой следующий список действий, предпочтительно с помощью тега контекста.

Нужно ли это делать в определенную дату или время?

Если что-то имеет конкретную дату или время, то вы должны добавить это в свой календарь. Сюда относятся такие вещи, как визит к стоматологу, встречи и перелёты. Не включайте ничего, что вы хотите закончить в определённый день, только то, что нужно сделать. В результате в вашем календаре не будет помех, что сделает его более полезным.

Если что-то требует от вас каких-либо действий, но не имеет конкретной даты, вы должны добавить его в свой следующий список действий. В нём содержатся действия, которые необходимо выполнить как можно скорее. Все, что в этом списке должно быть физическим, видимым действием — «напишите электронное письмо Джону о заказе места для вечеринки» а не «спланируйте вечеринку». Это самое важное правило в GTD .

Обозначение чего-то как физического, видимого действия снижает барьер для вас для начала задачи. С точки зрения умственных усилий, гораздо проще «позвонить Дженнифер, чтобы заказать няню на ночь четверга», чем «организовать визит няни», хотя технически это одно и то же.

В идеале вы должны добавить тег контекста к элементам в вашем следующем списке действий. Тег контекста сообщает вам, где вы должны быть, какие инструменты вам нужны и / или кто вам нужен, чтобы выполнить задачу. Примеры тегов контекста: «за покупками», «на работе», «с детьми», «телефоном» или «компьютером». Другие контексты, которые вы могли бы использовать, включают время, которое у вас есть, сколько энергии у вас есть или приоритет.

Если вы можете просмотреть свой следующий список действий, отсортированный по контексту, то вы можете легко проверить список вещей, которые следует сделать «на работе» или «в магазине».

Рефлексия — Еженедельный обзор

Совершенно необходимо, чтобы вы проводили еженедельный обзор всего в каждом из ваших списков. В своей книге Дэвид Аллен говорит, что еженедельный обзор является «решающим фактором успеха». Почему? Это просто: чем дольше вы позволяете вещам в вашем почтовом ящике накапливаться, тем сложнее будет иметь дело со всем этим. Обработка только 15 входящих намного проще, чем обработка 50 или 500!

Регулярное работа с вашими списками — это то, что поддерживает или нарушает работу системы. Если вы этого не делаете, все начинает утекать. Вы забудете добавить что-то в следующий список действий, или забудете удалить вещи, которые больше не должны быть в списке.

Вот несколько вещей, которые вы должны проверять каждый раз:

• Каждый проект должен иметь следующее действие.

Каждая вещь в вашем следующем списке действий должна быть тем, что вы хотите сделать на следующей неделе. Если нет, переместите его в свой список когда-нибудь или полностью удалите её!

Возможно, что-то в вашем списке когда-нибудь переместится в ваш следующий список действий. Ура!

Бонусные очки. Во время просмотра вы также можете использовать «списки триггеров», чтобы помочь вам запомнить открытые петли, которые вы, возможно, забыли добавить в свой почтовый ящик. Список триггеров — это всего лишь список слов, которые «запускают» вас, чтобы запомнить вещи. Вы можете настроить такой список для работы: «босс, коллега, неполные проекты, люди, ожидающие моего ответа …», для дома: «домашняя работа, домашние животные, дети, партнёр..», для предметов, которые вы изучаете, или для хобби.

Пора добиваться целей!

Уф! Ваша система в порядке, вам становится удобнее обрабатывать ваш почтовый ящик, и вы начали выполнять вещи из вашего списка, как профессионалы. Потрясающе!

Почувствуйте спокойствие, которое вы получили от создания системы, дающую вам 100% уверенность в реализации планов.

Ключевые мысли

• GTD это комплекс, требующий долгой подстройки под себя.
• Тем не менее, многие люди считают систему полезной, многие вдобавок предлагают свою, переработанную версию.
• Дэвид Аллен обещает расширить концепцию системы в новой книге, уделив внимание гармонизации работы и жизни.

За кулисами GTD: почему тысячи фанатов системы ищут большего.

На сайте книжного гиганта Amazon.com одна и та же книга занимает первое место в результатах запроса «productivity» (выдающего более чем 170 тысяч наименований) и в результатах запроса «time management» (более 70 тысяч наименований). Книга называется «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса ». Автор - Дэвид Аллен, кроткий ТМ-супермен, прикидывающийся калифорнийским консультантом по менеджменту. Впервые опубликованное в 2001 году, 350 страничное пособие Аллена генерирует бесконечные обзоры, является международным бестселлером в течении 7 лет, по-прежнему не выходит из списка «двадцать лучших деловых книг на сегодня» Уолл Стрит Жорнала.
«Как привести дела в порядок» (или GTD - аббревиатура английского названия) - не очередная книга по теории делового мышления. Система тайм-менеджмента Аллена была приспособлена под требования информационного века, чем привлекла внимание работников ИТ-сферы и создала вокруг себя целый культ последователей, применяющих советы Аллена ко всему жизненному процессу.

Базовый принцип ГТД - это перенос всех обязательств, единиц информации, важных дел из вашей головы в систему, которой вы доверяете. В результате, как обещает Аллен, вы получаете почти мгновенное снижение стресса, и, соответственно, увеличение продуктивности. Почему же такая простая система наделала столько шума? По мнению толпы фанатов, Аллен дал указания беднягам, заваленным горами е-майлов, борющихся с информационной перегрузкой, терпящих стресс в попытках следить за постоянно растущим списком сроков и обязательств.

Поклонники системы - сила, с которой стоит считаться. По запросу «GTD» Гугл возвращает более шести миллионов соответствий, система вдохновила автором многих популярных блогов о личной продуктивности, породила целую индустрийку интерпретаторов, гуру и желающих её освоить. Как сказал Гарри Вольф из «Wired», «Аллен возродил традицию „помоги себе сам“ в информационном веке ». Однако пока одни блоггеры рьяно следуют букве GTD, другие ведут активные сетевые дискуссии о том, как модифицировать систему GTD, чтобы она соответствовала их личным нуждам.

Знак ли это того, что ГТД теряет своих пользователей или проблема в том, что люди пытаются использовать систему не по назначению? «Невозможно дать готовый, универсальный рецепт», - говорит Аллен - «люди должны разработать свою систему, подходящую для их случая». Аллен считает, что GTD решает проблему большинства загруженных людей, не ведающих о том, что им стоит освободить голову от избытка информации.

GTD: революция снизу вверх

В отличии от глобальной корпоративной культуры, полностью находящейся под влиянием маркетинговых супер-гуру типа Стивена Кови, Тома Питерса и Гарри Хэмела, концентрирующихся на видении, миссиях и целях, система «снизу вверх» Аллена обещает понизить стресс и увеличить продуктивность. Каждая частица информации, которую наш мозг пытается отслеживать, подкидывает дров в топку стресса. GTD включает сбор и обработку каждой такой частицы, каждого обещания, практически - каждой мысли, сохраняет информацию в «картотеке» и позволяет получить её затем при помощи комплекса регулярных пересмотров дел.

Обработка информации, согласно способу Аллена, не требует философских самокопаний в попытках выработать глобальную миссию и видение. Несколько контекстных ту-ду списков дают указания, как провести рабочий день по GTD. Как и многие другие представители движения саморазвития, Аллен сделал карьеру на превращении замысловатых методик в практические руководства для корпоративного мира. Открытие того, что работники могут очистить ум, освободив почту, папку «входящие» и рабочий стол, стало чем-то вроде озарения для масс. Многочисленные фэны Аллена были ошарашены опустевшими почтовыми ящиками, чистыми столами и возможностью почувствовать контроль над кучей работы, с которой им приходится сталкиваться. Однако вскоре начались усовершенствования.
Сторонники GTD нашли недостатки в системе, тот же Интернет изменил наше рабочее место, внеся ещё больше суматохи. Кроме е-майла, у нас теперь есть Фейсбук, SMS, быстрый канал и большее количество средств связи. Решения не заставили себя ждать, глобальное сообщество фанатов разработало серию шагов, выводящих систему на новые рубежи.

Между тем, Аллен был занят распространением всё того же GTD, что было описано в 2001. В ответ на критику, описывающую недостатки в методике, Аллен сказал, что GTD не привязан к технической реализации. «GTD вне времени, не важно, проводят ли люди всё своё время у компьютера или компьютера нет у них вовсе. Оба типа людей существовали в 2001, оба типа есть и сейчас», - сказал он. «Быстрые интернет-каналы - это всего лишь количественная характеристика, а не качественная. GTD касается управления вашими обязательствами.
Новая книга Аллена, «Making It All Work», выпущенная в конце 2008, обещает пролить свет на истинные основы самоуправления: контроль и перспективу. Не поздно ли Аллен решил повернуться к пользователям лицом? Не обскакали ли ученики своего гуру?

GTD-последователи и GTD-усовершенствования

Последователи ГТД Мэрлин Манн, Джина Трапани и Лео Бабаута улучшили педантичную систему систематизации Аллена, превратив её в нечто более техничное, более толковое и более дзенское. Тем самым они приковали внимание интернет общественности.

В то время как в книге Аллен советовал использовать бумагу, папки и картотеки, авторы большинства сайтов пускались в обсуждение использования программ управления проектами, текстовых файлов, почтовых клиентов (например, Outlook или Gmail), наладонников, бумажных блокнотов и даже карточек из картотеки. Шуточный пост Мэрлина Манна «Hipster PDA» (автор предложил сделать «наладонник» из бумаги - соединить стопку картонных карточек скрепкой) от 2004 года вызвал сумасшедший отклик и сделал его блог «43 Folders» звёздным. Он по прежнему занимает почётное место в Technorati’s Top 100 и ежегодно привлекает 8 миллионов просмотров.

Кстати говоря, Манн был одним из первых приверженцев GTD. Например, название «43 Folders» - это дань уважения одноимённой подсистеме GTD. В ней используется 12 месячных и 31 дневная папка для категоризации материальных задач, к которым надо вернуться в определённый день. В блоге Манн перерабатывает бизнес-ориентированные методики Аллена так, чтобы сделать их полезными для «разработчиков, программистов и других разновидностей гиков».

В 2004 Манн указал на то, что гики имеют свой, совершенно отличающийся от обычных GTD-юзеров, рабочий процесс. Например, они практически неотделимы от своих ноутбуков и технологии, являющейся их движущей силой.

Вернёмся в 2008. Priacta, американская фирма-разработчик софта для тайм-менеджмента, публикует список более чем 100 наименований GTD-программ . Многие из них бесплатны, остальные стоят от 10 до 350 долларов.

Массачусетсский консультант по личной продуктивности Мэтью Конелл один из многих блоггеров, заметивших, что как только вы закончили сбор данных (фундаментальный в GTD процесс), вы остаётесь один на один перед ужасающим своими размерами списком «что сделать», без советов «как это сделать».

Нью-йоркский ИТ-предприниматель Марк Хорст, автор книги о личной продуктивности «Bit Literacy», породил целую серию горячих споров среди гуру тайм-менеджмента, после того, как назвал подход Аллена «атавизмом до-интернетовской эры, с её блок-схемами, картотеками и записными книжками »

Хорст предлагает управлять делами, используя «более грамотные ту-ду списки», где записи создаются при помощи е-майлов, а списки приоритетов генерируются автоматически.

В свою очередь, Хорст был раскритикован Тимом Феррисом, автором бестселлера «The 4-Hour Work Week». «Технологические советы в „Bit Literacy“ имеют меньше мест применения и более короткий срок годности, чем принципы GTD» - заключил Феррис.
Книга Ферриса пропагандирует аутсорсинг задач малооплачиваемым исполнителям из развивающихся стран, для заработка бо́льших денег на роскошную жизнь. Книгу неоднократно критиковали за сомнительную этику, совершенно забыв о том, что в ней даются полезные советы по тайм-менеджменту и управлению информацией.

Несмотря на то, что некоторые эксперты не согласны с подходами системы, GTD остаётся одной из лидирующих систем тайм-менеджмента. Последователь GTD и журналист издания Guardian , Бен Хаммерсли стал её приверженцем сразу после того, как в 2005 году опробовал советы Дэвида Аллена. Согласно его словам, «Как привести дела в порядок» «так близка к культу, как только может быть близок к культу список дел ». Хаммерсли добавил, что для него лично сложность освоения системы меркнет по сравнению с тем, как система изменила его жизнь.

Система Дэвида Аллена GTD в действии.

Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

На сегодняшний день, система Дэвида Аллена GTD (настрой порядок в делах), очень популярна и довольно широко используется. Правда, в основном в Америке и в западных странах. У нас же, данная система, только начинает набирать обороты.

Решил познакомить вас с основными моментами, и высказать свои впечатления. Система Дэвида Аллена GTD нацелена на повышение эффективности в делах, что можно понять уже из названия книги. GTD расшифровывается «Getting Things Done», что в переводе означает – доведение дел до совершенства или как привести дела в порядок.

Эта книга поможет занятому человеку узнать, как не забывать текущую информацию, такую как даты и время мероприятий, первостепенные задачи и так далее. Но не подумайте, что речь идёт о каких-то чудодейственных приёмах развития памяти.

1. Блокнот;
2. Электронный календарь;
3. СМС напоминание;
4. Звонок и так далее.

Освобождая таким образом свой мозг от лишней информации, не нагружая его текущими делами, мы высвобождаем место, силы на выполнение основной задачи. При этом, мы совершенно не переживаем, что можем пропустить что-либо важное, или забыть о мелких делах.

Основной метод GTD

Я уже писал несколько статей про тайм-менеджмент и про программы учёта времени:

Дэвид Аллен разработал 3 модели, призванные помочь достичь желаемого результата:

Управление

1. Собираем информацию;
2. Обрабатываем по важности: первостепенные, второстепенные и так далее;
3. Организовываем работу: постановка задач, разработка проекта;
4. Контролируем работу в соответствии с планом;
5. Прописываем пошаговые действия.

Обзор работ (основная модель)

Прорисовываем пирамиду, которая позволить визуализировать картину нашего жизненного пути:

1. Цель в жизни – это фундамент пирамиды;
2. Перспектива развития на пять лет вперед;
3. План на первые два года;
4. Конкретные обязанности;
5. План по проектам;
6. План на каждый день.

Рекомендуется проводить еженедельный анализ, что позволит расставить приоритеты в делах. Вам легче будет выделить важные дела, которые не нужно откладывать, определить задачи. Решить, что можно выполнить самостоятельно, а какие дела лучше делегировать помощникам или фрилансерам.

Планирование

1. Определить цель;
2. Увидеть желаемый результат;
3. Провести мозговой штурм;
4. Составить план действий;
5. Определить очерёдность шагов.

Без пошагового плана и чёткого представления того, что вы хотите в итоге получить, невозможно достичь цели в сжатые сроки. Когда человек разбирается в том, что он планирует, то можно составить подробный список дел за один раз и не корректировать его ежедневно. А выполнять запланированные шаги поможет система напоминания.

Система Дэвида Аллена GTD учит правильной организации процессов достижения цели, основываясь на главном. Когда ваша голова работает только над основным проектом, не отвлекаясь на мелочи. А электронные помощники вовремя напоминают о следующем, намеченном шаге.

Проведение, в конце дня, анализа сделанного, занимает всего несколько минут. Как и утренняя пятиминутка, помогающая расставить приоритеты и определить направления движения на день. Такая жизнь избавит вас от стрессов, переутомления.

В то же время, вы будете более продуктивны и успешны, быстрее и с меньшими затратами достигните намеченных целей.

Основной принцип системы Дэвида Аллена GTD, говорит, что нужно ежедневно проделывать 4 шага в работе с информацией:

1. Упорядочивание собранной информации через электронные помощники, удаление выполненных задач;
2. Анализ собранной информации, установление приоритетов в выполнении задач, отдельно указываем дела, которые отдаём на выполнение помощникам или фрилансерам;
3. Составление пошаговых списков действий, постановка вопроса – “Что конкретно нужно сделать?”, к каждому действию. Каждое действие при этом разбивается на под действия. К примеру: в списке стоит задача снять видеоурок. Задавая вопрос “Что нужно сделать?”, получаем дополнительный список по этому пункту: собрать информацию, написать план урока, сделать слайды, снять действия с экрана, озвучить и так далее;
4. Составление отдельного списка идей, которые приходят в голову. Анализ идей с помощью вопроса: “Нужна ли мне эта цель, идея, задача?”

Организация документов

От того, как организованно рабочее место, зависит 50% успеха в достижении цели. Я имею в виду не только рабочий стол ф физическом мире, но и виртуальный рабочий стол в вашем устройстве.

В системе Дэвида Аллена GTD, большое значение уделяется правильному хранению информации, по принципу 43 папок. Из 43 папок, 12 следует использовать для долгосрочных планов. Каждая папка соответствует месяцу года. При планировании вы заносите задачи, ориентируясь на месяца, в итоге вы составляете план работы на год вперёд.

Долее, идёт планирование на текущий месяц, для составления планов Дэвид предлагает создать 31 папку, но я думаю, что можно создать в одной папке – текущий месяц, 31 Ворд документ, по числам месяца, и вносить туда задачи.

По окончании дня, выполненные задачи удаляются, а не выполненные переносятся на следующие дни. Таким образом документ очищается для приёма задач следующего месяца.

Такой способ ведения дел, предлагаемый в книге Дэвида Аллена, помогает решать задачи быстро и эффективно. Ведь, когда ты знаешь, какие шаги требуется сделать, и всё расписано до мелочей, то ты просто берёшь и делаешь, не отвлекаясь на обдумывание процесса.

Однако, Аллен предупреждает, что не стоит впадать в крайности, и проводить всё время работе по составлению планов, анализу проделанных работ, обдумыванию шагов, идей, постановке целей. Планирование призвано помогать, освобождать, а не загружать человека лишними действиями.

Итог

Я почерпнул много полезных идей, в книге Аллена GTD. Мне она помогла структурировать информацию, разгрузить мозг от удержания внимания затраченного на ненужные цифры и дела. В своей короткой статье я упомянул лишь крупицу ценных идей.

Хочу ещё упомянуть, по теме, что до знакомства с книгой Дэвида Аллена, я проходил по этой теме курс Евгения Попова – Хозяин времени. Он также, пришёл к выводу, что следует разгружать мозг, и использовать электронные помощники, такие, например, как блокнот Эверноут.

В этом блокноте удобно работать с информацией, структурировать её, планировать и выстраивать шаги. С тех пор Эверноут это один из моих электронных помощников для обработки информации.

Ещё один действенный способ тайм-менеджмента от Евгения Попова, который я на себе ощущаю – это использование таск-менеджера Wunderlist (Вандерлист), который выкупила компания Майкрософт и пока ещё его не испортила.)

Пользуюсь Вандерлистом недавно и он мне пока нравится. Разбил помесячно на год и по дням недели, также есть папки Входящие, Когда-нибудь и Цикличные задачи.

Чем скурпулёзнее проведена предварительная работа, разложено выполнение каждого шага на простые, понятные действия, тем быстрее выполняются поставленные задачи.

Когда понимаешь, что за чем будешь выполнять, тогда качественнее это сделаешь. Однако, Аллен подчёркивает, что затраты времени на подготовку, планировку процесса работы, не должны превышать затрат на выполнение самих заданий.

Я советую вам прочитать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» и не только прочтите её, но и применить эту систему на практике. Это будет полезно для тех людей, которые хотят добиться повышения эффективности, научиться доводить дела до их логического завершения, не тратить время попусту.

Как привести дела в порядок по методике Дэвида Аллена

Краткое о своей системе Дэвид Аллен рассказывает на форуме Синергия.

Успеха вам!

P.S. Прикладываю скриншот моих заработков в партнёрских программах. И напоминаю, что так зарабатывать может каждый, даже новичок! Главное – правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов Интернет бизнеса.

Заберите список проверенных Партнёрских Программ 2018 года, которые платят деньги!


Скачайте чек-лист и ценные бонусы бесплатно
=>> «Лучшие партнёрки 2018 года»